kelab blogger ben ashaari, KBBA,

22 May 2014

PJJ USM : Panduan Cuti Tanpa Rekod Untuk Belajar


Soalan Pembaca :


Salam perkenalan jaa... alhamdulillah permohonan saya diterima tuk pjjusm 2014 (Sains Kemasyarakatan). bulan 8 ni In Shaa Allah 11hb-14hb 2014 akn bermulalah orientasi saya di usm.. cuma saya nak minta panduan untuk memohon Cuti Tanpa Rekod.. apa yang perlu kita lakukan untuk memohon CTR ni.. kalau tak silap saya,mengikut blog yang jaa tulis kalau kursus orientasi ni kita guna cuti tahunan.. cuma untuk kursus intensif selama 3 mggu baru kita guna CTR.. rasa berdebar pulak tuk wat pjj ni.. semoga segala urusan dipermudahkanNya.. harap jaa yang senior ni dapat memberi tunjuk ajar kepada junior yg baru nak belajar ni.. tunjuk ajarku sifu.. he.. TQVM.


Jawapan Aku :


Wslm. Salam perkenalan gak dari jaa. firstly tahniah dari jaa coz berjaya mendapat tempat untuk belajar pjj di USM. Welcome to PJJ-USM dear...

Tentang Urusan Memohon Cuti Tanpa Rekod jaa sebenarnya risau nak bagitahu pasal ni. Sebabnya... lain jabatan, lain prosedurnya. kang apa yang jaa bagitahu ni bercanggah lak ngan prosedur jabatan uolls.

Jaa duluuuuu masa nak buat permohonan untuk kelulusan cuti belajar ni pun penat wooo berkali kali duk call Cik Kerani Bahagian Pengurusan tau... jap call pejabat negeri... jap call pihak HQ... tak cukup dokumen itu, dokumen ini... arghhh pening arr...




Okey sebelum korang pening, meh aku nak inform dulu... aku ni keje ngan gomen di bawah Kementerian Dalam Negeri (KDN). Motif aku bagitahu apa kementerian aku, sebabnya aku nak korang tahu, jabatan aku mungkin tak sama ngan jabatan korang. so, maknanya prosedur pun mungkin tak sama lah! okey???

Apapun bagi yang nak tahu macam mana proses yang aku buat untuk dapatkan Kelulusan Cuti Tanpa Rekod (CTR) untuk sambung belajar ialah macam gini :


STEP 1 :  Lampirkan surat sokongan rasmi (letterhead office) yang bertandatangan Bos/Ketua korang yang mengatakan korang ni mendapat tawaran sambung belajar dan Bos korang menyokong untuk memperoleh kelulusan CTR. surat ini perlu dilampirkan bersama-sama Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP) dan Surat Tawaran Belajar dari USM.


Contoh isi kandungan surat sokongan adalah macam ni :


Pengarah,
Agensi XXXX XXXX
Tingkat 8, Jalan XXXX
15000 kota bharu
KELANTAN DARUL NAIM                                                                    15 April 2014


Tuan,



SOKONGAN PERMOHONAN KELULUSAN CUTI TANPA REKOD UNTUK SAMBUNG BELAJAR



Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara diatas.


2. Sehubungan dengan itu, saya menyokong penuh terhadap permohonan kelulusan Cuti Tanpa Rekod untuk sambung belajar bagi Puan Norhariza Binti Abdullah, Pegawai XX Gred XX untuk mengikuti Program Pengajian Pendidikan Jarak Jauh, Universiti Sains Malaysia.


3. Bersama-sama ini turut dilampirkan Surat Tawaran dari Universiti Sains Malaysia dan dokumen lain untuk tindakan pihak Tuan. Segala kerjasama dari pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.


Sekian, terima kasih.



"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

"KHIDMAT TANPA RASUAH"


Saya yang menurut perintah,


________________________  

(Mohd Zolkiffli Bin XXXXX)
Ketua Unit Cawangan YYYY
Agensi XXXX Negeri Kelantan
Kementerian Dalam Negeri (KDN)



Nota : Surat Sokongan tersebut perlu di hantar kepada Ketua Pengarah di Ibupejabat / Headquaters (HQ). Surat tu mestilah dihantar melalui Pengarah Negeri korang. Cth , aku ni kerja di Cawangan Daerah. So, aku perlu send ke Cawangan Pejabat Negeri dulu. Dan Pejabat Negeri tu yang akan pos surat kita ke HQ pulak. Surat sokongan mestilah beserta lampiran surat PDP dan surat tawaran dari USM. (kalau rasa ayat aku pening, cer ulang baca sekali lagi. hope korang boleh paham.)



STEP 2 : Bila dah sent Surat Sokongan ke HQ... nanti pihak HQ akan reply balik surat korang yang memohon kelulusan cuti belajar itu nanti. Surat itu penting untuk kita apply Cuti Tanpa Rekod (CTR) setiap kali menghadiri kursus intensif atau untuk final exam.  

Nota : untuk kursus orientasi ada sesetengah jabatan beri CTR, ada yang tidak. jabatan aku tak bagi ye. CTR hanya untuk kursus intensif dan exam sahaja!


Ini Contoh isi kandungan surat yang dibalas oleh HQ :


Pengarah
Agensi XXXX XXXX
Tingkat 8, JALAN XXXXX
15000 Kota Bharu
Kelantan Darul Naim.                                                                                22 April 2014

Tuan,


KELULUSAN CUTI KURSUS SAMBILAN

NAMA : NORHARIZA BT ABDULLAH
JAWATAN : PEGAWAI XX GRED XX

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada surat tuan bil. ADY.ND.10/2/3 (56) yang bertarikh 15.04.2014 berhubung perkara diatas.


2.    Sukacita dimaklumkan bahawa pihak Ibu Pejabat Agensi XXX XXX mengambil maklum serta bersetuju meluluskan permohonan Cuti Kursus Sambilan (CKS) bagi Puan Norhariza Binti Abdullah, Pegawai XX Gred XX bagi mengikuti Program Ijazah Sarjana Muda Sains Kemasyarakatan (Antropologi-Sosiologi) di Universiti Sains Malaysia (USM) Pulau Pinang. Kelulusan ini selaras dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/2009 tertakluk kepada garis panduan berikut :



         2.1.     Tempoh CKS mengikut tempoh sebenar Kursus Intensif dengan syarat 

                    ianya tidak melebihi 30 hari dalam satu tahun pengajian.

         2.2.     Sekiranya pegawai telah mengambil tempoh maksimum CKS dan 

                    masih memerlukan cuti tambahan, pegawai hendaklah menggunakan 
                    baki cuti rehat yang masih ada atau pun memohon Cuti Tanpa Gaji 
                    bagi menampung perbezaan tempoh tersebut.

         2.3.     Sekiranya Kursus Intensif jatuh pada hari Cuti Umum, maka pegawai 

                    tidak boleh menuntut CKS sebagai gantian kepada hari tersebut

         2.4.     Kemudahan CKS ini tidak meliputi perjalanan pergi dan balik.



3.    Bilangan CKS yang diambil dan diluluskan oleh Ketua Jabatan perlu direkod di ruang maklumat perkhidmatan dan maklumat cuti di dalam Rekod Perkhidmatan pegawai.


4.    Adalah diharapkan kelulusan ini dapat memberikan galakan positif kepada pegawai agar dapat melengkapkan diri dengan pengetahuan yang lebih tinggi.



Sekian, terima kasih.




"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"KHIDMAT TANPA RASUAH"

Saya yang menurut perintah,


_______________________

(Fadilah Binti xxxxxxxxxxx)

Cawangan Pengurusan Sumber Manusia
b.p Ketua Pengarah
Agensi XXXX XXXX
Kementerian Dalam Negeri


STEP 3 : Setelah berjaya mendapat surat balasan daripada HQ / Ibupejabat, maka kita sudah boleh memohon untuk mengambil Cuti Tanpa Rekod (CTR) bagi menghadiri Kursus Intensif atau bagi menduduki Final Exam.

Bagi jabatan aku, setiap kali ingin memohon CTR, aku perlu mengisi borang CTR yang telah dikhaskan oleh jabatan aku. pada borang tersebut mestilah ditulis berapa jumlah CTR yang kita perlukan (tidak termasuk hari offday / cuti umum / cuti mingguan).

Kemudian Borang CTR tersebut perlulah dilampirkan bersama-sama dengan 1 surat rasmi (letterhead office) untuk dihantar ke Pengarah Negeri.

Contoh isi kandungan surat tersebut adalah macam ini :


Pengarah,
Agensi XXXX XXXX
Tingkat 8, Jalan XXXX
15000 kota bharu
KELANTAN DARUL NAIM

Tuan,


PERMOHONAN CUTI TANPA REKOD BAGI KURSUS INTENSIF PENGAJIAN JARAK JAUH , UNIVERSITI SAINS MALAYSIA



Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas


2. Bersama-sama ini disertakan Lampiran Borang Permohonan Cuti Tanpa Rekod dan dokumen lain yang berkaitan untuk perhatian dan tindakan tuan selanjutnya untuk penama dibawah :


Nama Pegawai : Puan Norhariza Binti Abdullah

No. Kad Pengenalan : 881001-03-XXXX
Jawatan : Pegawai XX Gred XX

3. Segala kerjasama yang diberikan oleh pihak tuan amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan setinggi-tinggi terima kasih.


Sekian, terima kasih.



"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

"KHIDMAT TANPA RASUAH"

Saya yang menurut perintah,


________________________   

(Mohd Zolkiffli Bin XXXXX)
Ketua Unit Cawangan YYYY
Agensi XXXX Negeri Kelantan
Kementerian Dalam Negeri (KDN)


Nota : Borang permohonan CTR tadi, perlu di lampirkan bersama surat rasmi seperti di atas dan juga bersama satu lagi borang wajib yang telah ditetapkan oleh jabatan aku. untuk jabatan korang aku tak tahu perlu ke tidak ya. tapi ini wajib di isi bagi jabatan aku. jangan lupa lampirkan jadual exam atau surat panggilan Kursus Intensif dari USM jugak.

Contoh borang tersebut adalah seperti di bawah :


Ketua Unit Cawangan YYYY
Agensi XXXX Negeri Kelantan
Kementerian Dalam Negeri (KDN)


BORANG KEBENARAN CUTI TANPA REKOD BAGI PENGAJIAN JARAK JAUH / KURSUS SECARA SAMBILAN (PJJ) DI IPT DALAM NEGARA.
(SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 7 TAHUN/2007


Nama                                   ....................................................................................
No. Kad Pengenalan           ....................................................................................
Jawatan dan Gred               ..................................................................................
Tempat Bertugad                ..................................................................................
Tarikh Disahkan Jawatan   .................................................................................
Tempoh Pengajian             Dari ...............................  Hingga.............................
Bidang Pengajian               ...................................................................................
Pusat Pengajian                  ..................................................................................



____________________
(Tandatangan Pemohon)

Tarikh .............................


PENGESAHAN DAN SOKONGAN PENGARAH BAHAGIAN / PENGARAH NEGERI / KOMANDAN


Permohonan Pegawai ini adalah disokong/tidak disokong dan pegawai telah di beri kebenaran untuk mengikuti pengajian secara sambilan (sertakan salinan surat kebenaran). Bersama-sama ini disertakan salinan buku perkhidmatan pegawai yang telah dikemaskini untuk rujukan.


Tandatangan          :  _____________________
Cop Rasmi Nama  :  _____________________





Okey dah siap settled semuanya. kita dah boleh ber-Cuti Tanpa Rekod dengan senang hati untuk hadir ke Kursus Intensif dan Final Exam. sedapppp okey... kita sibuk-sibuk belajar, kerja pejabat tak perlu nak pikir pun. relax jer tak perlu rushing berkejaran gi office. dan yang penting gaji tetap berjalan... huwaaaaa best betul buat PJJ nih!!!

Baideway, sekali lagi aku nak ingatkan korang. mungkin Prosedur untuk memohon Cuti Tanpa Rekod untuk jabatan korang tak sepayah atau tak sesenang cara aku ni yer. maybe ada beza sikit. dan maybe ada banyakkkkkk beza nya. dan mungkin jugak penerangan berbelit aku ni boleh buat korang blankkk aje! hahaha.

But aku cuba yang terbaik, untuk memberi sedikit panduan bagaimana cara aku apply CTR mengikut jabatan aku dan pengalaman aku. gigih aku taip surat ni tau! sobs. sobs. (^_^) kalau korang nak yang lebih details, harus ler calling Bahagian Pengurusan jabatan masing-masing (call kerani). kat situ lagi tepat untuk diorang bagitahu apa prosedurnya dan bagaimana isi suratnya!


Semoga entry ni sedikit sebanyak dapat membantu my readers!!!!



Sebarang kemusykilan, pertanyaan atau cadangan sila email ke :

15 comments:

  1. good sharing jaa..

    cik nor tag jaa..:)

    ReplyDelete
    Replies
    1. ok noted cik nor...
      jaa dah terjah... heee!

      Delete
  2. aduhhh,, tak baca,, nak komen je,, hehe

    ReplyDelete
    Replies
    1. hahaha, yg bukan student tentu pening apa yg aku duk merepek di entry ni kan.. wehihi,,,

      Delete
  3. Salam jaa bleh x wt satu entry bg sape yg nk wt pnjaman ptptn..

    ReplyDelete
    Replies
    1. wslm. tentang entry nak buat loan PTPTN tu saya takleh nak buat laaa dear.. coz saya dah lupa apa prosedurnya... risau kot tersalah bagi info... segalanya perlu di apply secara online.. nak lebih details kena call mana2 cawangan PTPTN berdekatan. maaf yer.

      Delete
  4. TQ Jaa...sangat-sangat membantu... wahhh..bakal senior ni..hehehe!
    Tapi skrg masih kalut lagi sebab nak try apply CTR utk orientasi ni... cuti tahun dah nak abis.. hehehe!

    ReplyDelete
  5. Replies
    1. CTR ini 1 kelebihan dan kemudahan untuk staff government. pergi belajar tapi gaji berjalan. (^_^)

      Delete
  6. TQVM..Saya dah dpt Surat Kelulusan CTR dr Jabatan Kesihatan Negeri..Tp xtau la dpt ke x apply CTR untuk kursus orientasi 11-18/8 ni..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Selamat menjalani minggu orientasi ya.... semoga berjaya untuk dapatkan CTR....

      Delete
  7. Salam. Blh x kalau CTR ambik seminggu sekali? Meaning kalau kelas hr selasa, ambik selasa je, tp every week.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wslm. Jika anda hendak menggunakan CTR untuk menghadiri kuliah, anda perlu hantar surat permohonan CTR bersama-sama lampiran jadual kuliah. dan sila pastikan tempoh CKS (cuti kursus sambilan) yang diambil, tidak melebihi 30 hari dalam satu tahun pengajian. apapun bergantung kepada pihak pengurusan jabatan anda. lain jabatan, mungkin lain juga prosedurnya.


      Thanks and Regards,
      Jaakechik.

      Delete
  8. salam kak, kat mane eh boleh dapat borang cuti dengan kebenaran usm, ? ade link x?

    ReplyDelete

DISCLAIMER : Pemilik blog tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang komen negatif yang berunsur fitnah dan penipuan yang diberikan oleh pembaca blog ini. Sila pastikan anda berfikir panjang terlebih dahulu sebelum menulis komen anda pada post ini. Segala komen adalah hak dan tanggungjawab anda sendiri.

DISCLAIMER : Pemilik blog tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang komen negatif yang berunsur fitnah dan penipuan yang diberikan oleh pembaca blog ini. Sila pastikan anda berfikir panjang terlebih dahulu sebelum menulis komen anda pada post ini. Segala komen adalah hak dan tanggungjawab anda sendiri.
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...